Анонсы

В результате деятельности некоммерческой организации довольно часто у уполномоченных органов возникает необходимость в оформлении различных решений и протоколов. При создании некоммерческой организации в случае ее учреждения одним лицом решение об учреждении принимается учредителем единолично. В случае учреждения юридического лица двумя и более учредителями указанное решение принимается и учредителями единогласно, и в данном случае решение оформляется в виде протокола собрания учредителей. Иные решения при осуществлении деятельности некоммерческой организацией принимаются уполномоченным на то уставом такой организации органом. В случае, если уполномоченным органом является коллегиальный орган, то данное решение также оформляется протоколом его заседания (собрания). Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Порядок проведения собраний высших и иных коллегиальных органов некоммерческих организаций определяется их уставами и законодательством Российской Федерации, в том числе Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ), Федеральным законом от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (далее – Федеральный закон «О некоммерческих организациях»), Административным регламентом предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по принятию решения о государственной регистрации некоммерческих организаций, утвержденным приказом Минюста России от 30.12.2011 № 455 (далее – Административный регламент № 455). Типичными ошибками при оформлении решений коллегиальных органов некоммерческой организации, в том числе ее высшего органа, являются: - принятие решений уполномоченным коллегиальным органом при отсутствии кворума собрания; - отсутствие в тексте протокола заседания уполномоченного коллегиального органа установленных действующим законодательством реквизитов. Требования к содержанию решения коллегиального органа предусмотрены ст. ст. 181.1, 181.2 ГК РФ и п. 42 Административного регламента № 455. Понятие "кворум" связано с порядком принятия решения органом общества. Кворум – минимально допустимое количество членов коллегиального органа организации, при наличии которых он правомочен рассматривать и принимать решения по вопросам своей компетенции, включенным в повестку дня. Устанавливается законом или учредительными документами некоммерческой организации. В коллегиальных органах применяется принцип "один член органа - один голос", кворум определяется по количеству членов органа, присутствующих на заседании или принявших участие в голосовании. При этом запрещена передача голосов и иных полномочий одним членом коллегиального органа другому члену или третьему лицу. ГК РФ в п. 1 ст. 181.2 установил общее правило определения кворума собраний участников гражданско-правовых сообществ: «Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в собрании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества». Это общее правило конкретизировано применительно к определению кворума высшего коллегиального органа некоммерческой организации. Так согласно п. 4 ст. 29 Федерального закона «О некоммерческих организациях» общее собрание членов некоммерческой организации или заседание коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией правомочно, если на указанном собрании или заседании присутствует более половины его членов. Таким образом, наличие кворума обязательно, т.к. отсутствие кворума на собрании коллегиального органа организации влечет признание решения такого собрания недействительным. Принятие решения в отсутствие кворума нарушает права членов коллегиального органа организации на участие в деятельности данного органа и организации в целом. Для того, чтобы понять, имеется ли кворум, следует в протоколе отразить общее количество членов коллегиального органа, затем отразить число присутствующих поименно. Например, "Всего членов Организации – 5. Присутствовало членов – 4, в том числе: Иванов И.И., Петров П.П., Сидоров В.В., Иванов А.А.". Далее, рекомендуется отразить в протоколе такую фразу: "Кворум имеется" или "Кворум не имеется". В первом случае собрание может принимать решения, во втором – собрание должно быть перенесено для обеспечения явки членов. Следует обратить внимание, что требования к содержанию протокола коллегиального органа отличаются в зависимости от формы проведения собрания и голосования по вопросам повестки дня: очного (непосредственное участие в собрании и личное голосование) или заочного (без проведения собрания путем голосования опросным путем, в том числе с помощью электронных или иных технических средств). Действующее законодательство не ограничивает возможность проведения заседания любого коллегиального органа в заочном порядке, однако п. 4.1. ст. 29 Федерального закона «О некоммерческих организациях» устанавливает основные принципы проведения заочного голосования высшим коллегиальным органом некоммерческой организации и круг вопросов, по которым принятие решений путем заочного голосования запрещен. Порядок проведения заочного голосования устанавливается уставом некоммерческой с учетом требований, закреплённых п. 4.1. ст. 29 Федерального закона «О некоммерческих организациях». Необходимо отметить, что принятие решения о создании некоммерческой организации путем заочного голосования действующим законодательством не предусмотрено. Исходя из положений п. 4 ст. 181.2 ГК РФ, п. 42 Административного регламента № 455, в протоколе о результатах очного голосования о создании некоммерческой организации, об утверждении ее учредительных документов и об избрании (назначении) органов (о формировании руководящих и контрольно-ревизионных органов) должны быть указаны: - дата, время и место проведения собрания; - список участников собрания; - сведения о количественном и персональном составе (фамилия, имя, отчество) рабочих органов (президиума, председателя и секретаря собрания); - существо принятых решений; - результаты голосования по каждому вопросу повестки дня; - сведения о лицах, проводивших подсчет голосов; - сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол; - сведения (фамилия, имя, отчество) об избранных (назначенных) членах руководящих и контрольно-ревизионных органов; - фамилия, инициалы и личная подпись председателя и секретаря собрания, ответственных за составление протокола. Согласно требованиям п. 5 ст. 181.2 ГК РФ, п. 42 Административного регламента № 455, в протоколе о результатах заочного голосования коллегиального органа некоммерческой организации указываются: - дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов организации; - сведения о лицах, принявших участие в голосовании; - результаты голосования по каждому вопросу повестки дня; - сведения о лицах, проводивших подсчет голосов; - сведения о лицах, подписавших протокол. В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (п. 2 ст. 181.2), независимо от формы проведения собрания, при наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания. Таким образом, принятие решений по каждому вопросу повестки дня фиксируется в протоколе таким образом, чтобы при прочтении было очевидно, сколько членов и каким образом по итогу проголосовало по каждому вопросу повестки дня. При этом следует учитывать, что в уставе некоммерческой организации с учетом требований федерального законодательства при определении порядка принятия коллегиальным органом решений также отдельно отражается кворум для принятия таких решений. В данном случае речь может идти о принятии решения большинством от присутствующих членов (50% + 1 голос, например, «решение считается принятым, если за него проголосовало более половины от присутствующих членов органа»), квалифицированным большинством (что будет выражаться дробью, где в числителе значится необходимая доля голосов для принятия решения, например, «2/3 голосов от голосов присутствующих членов»), либо единогласно. Следовательно, даже при наличии кворума для проведения собрания коллегиального органа, в случае наличия сомнений в законности принятого решения исходя из сведений о голосующих, данный протокол также может быть признан недействительным в судебном порядке. Таким образом, для корректности протокола, решение по которому принято в очной форме, он может быть изложен в следующем порядке: 1. В заголовке протокола указывается наименование некоммерческой организации и наименование органа, который проводит заседание (например, «Протокол заседания Общего собрания членов Региональной общественной организации Республики Хакасия …»). 2. Указываются дата, время и место проведения собрания. 3. Отражается общее количество членов некоммерческой организации (соответствующего органа некоммерческой организации), список присутствующих членов, наличие кворума. 4. После выяснения того, имеется ли кворум, из числа присутствующих членов избираются председатель, секретарь собрания и лицо, ведущее подсчет голосов с указанием их фамилии, имени, отчества. 5. Далее излагается повестка дня. По каждому вопросу повестки может быть выступающий, речь которого стенографируется секретарем собрания. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. По каждому вопросу повестки дня отражается как минимум три части: "СЛУШАЛИ", "ГОЛОСОВАЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы, голосования присутствующих членов коллегиального органа и постановляющей части, формулирующей решение заседания по данному вопросу повестки дня. Результаты голосования отражаются в протоколе. Например, следующим образом: "Проголосовало – 5 членов. "За" – 4, "против" – 1, "воздержался" – 0. 6. Указываются фамилия, инициалы и личная подпись председателя и секретаря собрания. Необходимо отметить, что в соответствии с современными реалиями решения при очной форме голосования могут быть приняты с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, позволяющих обеспечить участие членов организации в проведении собрания коллегиального органа некоммерческой организации. Квалифицирующими признаками очной формы проведения собрания высшего органа являются возможность идентификации и установления факта непосредственного участия в нем соответствующих лиц. Таким образом, использование информационно-телекоммуникационных технологий для проведения очной формы собрания, возможно при условии обеспечения соблюдения всех квалифицирующих признаков и правил проведения данной формы собрания, в том числе возможности определения волеизъявления лиц, участвующих удаленно, а также ведения подсчета голосов (п.п. 3 и 4 ст. 181.2 ГК РФ). При этом с учетом возможностей современных информационно-телекоммуникационных технологий рекомендуем в целях подтверждения факта участия в собрании заинтересованных лиц обеспечить применение соответствующих систем идентификации и контроля доступа. Обращаем внимание, что при использовании тех или иных информационно-телекоммуникационных технологий для проведения собрания необходимо четко разграничивать очную и заочную формы его проведения. Последствия нарушения порядка проведения собраний предусмотрены положениями ст.ст. 181.3 - 181.5 ГК РФ. Напоминаем, что ответственность за достоверность сведений, представляемых при государственной регистрации юридического лица, в том числе за информацию, изложенную в решениях коллегиальных органов, возлагается на лицо, выступающее заявителем при такой регистрации (ст. 25 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Главный специалист-эксперт отдела по делам некоммерческих организаций Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия Е.В. Бушкина